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ビジネスメールの基本とは、パソコン同士のやり取りです。でも、最近は名刺に携帯電話やスマホのアドレスが書いてあることも多くなりました。 パソコンと携帯電話(スマホ)でのやり取りになることもあるわけですが、送信者の自分がパソコンで、相手が携帯電話(スマホ)のときに気をつけたいルールがあります。 ★ 【ルール1】 書き込む要素は必要最小限に 携帯電話やスマホの画面は、パソコンと比べてかなり小さいため、長文を表示するには向きません。パソコンと同様の感覚で長いメールを打つと、受信した側は延々と画面をスクロールすることに・・・。件名も本文も短くまとめるのがベストです。 返信する場合、引用を使うのは極力避けましょう。 また、パソコン同士でやり取りする場合、メールの末尾につける署名は罫線や記号を使って区別しやすくするものです。しかし、これは小さな画面で見た場合、邪魔になってしまうだけです。パソコン向けの署名とは別に、シンプルなものを用意しておくといいでしょう。 ★ 【ルール2】 改行に気をつける パソコンと携帯電話などの小さい画面とでは、読みやすい改行は異なります。相手側に、あなたのイメージした長さで表示されるとは限りません。そのため、ひとつの文章は1行で書いたほうが読みやすいのです。 ① パソコンを意識した改行の場合 本山様よりご連絡があったかと思いますが、 4月に行われたイベントの際、弊社宛に 請求書をいただいておりませんでした。 ② 携帯電話の画面で見る場合
★ 【ルール3】 送信時間に気をつける 送信時間も大切なマナーです。日常でも持ち歩くことの多い携帯電話やスマホの場合、よほどの緊急性がない限り、早朝や深夜に受信音を鳴らすのは迷惑と考えましょう。 午前9時から午後9時までに送信するのがルールです。 ★ 【ルール4】 宛名、あいさつ文、結びの一文は省略しない 携帯電話やスマホへのメールも、ビジネスに使うのであれば、宛名、あいさつ文、結びの一文は簡単なものでもかまいませんが、必須です。 |
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