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社内メールの書き方、社外へのメールの書き方



ビジネスメールは、基本を覚えてしまえば、ひな型を作成して、それを使い回すことが可能です。書き方のスタイルは大きく分けて2つ。効率優先の「社内用」と会社の代表として相手に送る「社外用」です。
それぞれ目的、書き方が異なるので十分注意しましょう。


★ 社内メールとは?


社内で送り合うメールは、主に支持や連絡、報告など、社内での業務を合理的に行うための重要なツールになっています。また、文章が記録に残るので備忘録にもなり、業務上大変便利なものです。


★ 何よりも効率優先

社内メールは、効率を優先させることが重要課題です。あいさつなどの儀礼的な文章は省略してもかまわない場合も多く、それより、業務が円滑に行えるように正確さやスピードを求められているといえます。また、あらかじめ決められたメールの文面をフォーマット化したものを使用する場合も多く見受けられます。

本日の作業日程をお送りします。

1.業務内容
  9:30 定例ミーティング
 10:00 移動(渋谷〜西日暮里)
 11:00 ○○社打ち合わせ(新製品について)
U
 17:00 帰社
 18:00 資料作成
 18:30 帰宅

2.特記事項
 ○○社広報課 河本課長より新規プロモーションのご提案がありました。
 詳細は添付のファイルをご覧ください。


★ 社外メールとは

一方、会社間で交わすメールは、取引先や顧客など礼儀正しく接し、誠意を尽くさなければならない相手がほとんどです。

よって、あいさつなど、さまざまな配慮が文章作成において要求され、それはビジネスを成功させる重要な基礎となります。

社外へのメールは、たとえ、あなた個人がメールをしたとしても、それは会社の一員として会社を代表することになりますし、会社の評価に直接つながるものです。

「あぁ、こんな誤字脱字が多く、文章の稚拙なメールをよこす会社が製造する商品は、どうせたいしたことはないな」と思われてしまうことは、ビジネスの世界では当たり前のことなのです。






ビジネスメールのツボを知ってライバルに差をつけよう
【絶対に知っておくべきビジネスメールの基本】
ビジネスメールの文章構成
送信者名は「フルネーム+会社名」をはっきりと
件名は、内容を具体的に
1通のメールに用件はひとつまで
本文は結論から書く
添付ファイルを送信するときのルール
書き上げたメールは確認してから送信
送信は24時間以内に!
返信時の件名は「Re:」のまま
CCとBCCを使い分ける
CCで送られてきたメールは、返信不要が基本
ビジネスメールを転送するときのルール
引用は便利だが使いすぎには注意
ビジネスメールに顔文字はNG
ビジネスメールには不適切な言葉
効果的な結びの一文
社内メールの書き方、社外へのメールの書き方
上司や部下に送るメール
ビジネスメールを携帯電話やスマホに送るときのルール
ビジネスメールを携帯電話やスマホからパソコンへ送信するとき
メールと電話、対面の使い分け



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