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1通のメールに用件はひとつまで


あれもこれも伝えたいという効率を考える気持ちはわかりますが、返信がなかなかこない・・・。その原因は用件の伝え方にあるのかもしれません。あなたは、複数の用件を1つのメールで済ませていませんか? 
ビジネスメールは1通につき、1つの用件を書くのがルールとわきまえてください。




★ 効率の向上を考えたはずが、逆に効率が悪くなってしまう・・・


たとえあなたが、「お打つ合わせ日時の件」と「お見積もりの件」を同時に1つのメールに打ち込んでしまったとしましょう。

送信先の相手にとってみれば、「お打つあわせ日時の件」の返答は、すぐに返信ができる内容です。でも、「お見積もりの件」については、社内で確認作業をしなければならなかったり、担当者が違ったりするなどの問題が起きて、すぐには返信ができないかもしれません。

「お打ち合わせ日時の件」と「お見積もりの件」はそれぞれ返信のタイミングが違います。しかし、受信した相手は1つのメールに書かれた用件に対して、同じく1つのメールで返そうと考える可能性があります。

そうなると、本当はすぐに返信が返ってくるはずの用件でも、返信に時間のかかる用件のメールにあわせて、返ってくるタイミングが遅くなってしまうのです。


★ もしも用件が1つあったら?

1通のメールで用件は1つだけ、というのがビジネスメールの原則です。
しかし、どうしても1通のメールで用件が2つ以上になってしまうという場合もあるでしょう。そんなときは、件名も2つつけるのが正解です。

× 6月10日(月)お打ち合わせ等の件
× 懇談会日程調整の件ほか

○ 6月10日(月)お打ち合わせの件+懇談会日程調整について


上記のパターン以外にも、「○○と××」というように、「と」を挟んで並べる方法があります。また、ただ用件を並べるよりも、最後に「〜について」「〜の件」などと添えたほうが丁寧です。

ただし、用件を2つ入れてメールを送る場合は、ある程度関連性のある案件に限定したほうがいいでしょう。あまりにも無寒冷な内容同士を並べるのは避けるべきです。

たとえば、社内メールで重要なプレゼンの資料を共有するついでに、「忘年会のお知らせ」を送るのはNG。それぞれ別のメールで送りしまょう。




ビジネスメールのツボを知ってライバルに差をつけよう
【絶対に知っておくべきビジネスメールの基本】
ビジネスメールの文章構成
送信者名は「フルネーム+会社名」をはっきりと
件名は、内容を具体的に
1通のメールに用件はひとつまで
本文は結論から書く
添付ファイルを送信するときのルール
書き上げたメールは確認してから送信
送信は24時間以内に!
返信時の件名は「Re:」のまま
CCとBCCを使い分ける
CCで送られてきたメールは、返信不要が基本
ビジネスメールを転送するときのルール
引用は便利だが使いすぎには注意
ビジネスメールに顔文字はNG
ビジネスメールには不適切な言葉
効果的な結びの一文
社内メールの書き方、社外へのメールの書き方
上司や部下に送るメール
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メールと電話、対面の使い分け



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