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ビジネスメールの文章構成


ビジネスメールは基本的な構成がほとんど決まっています。
堅苦しくて難しい印象の強いビジネスメールですが、ここで紹介する基本のルールさえ守れば、相手の心をぐっとつかむ好印象のビジネスメールが完成します。



一般的なビジネスメールの構成は、以下のとおりです。まずは、

件名⇒宛名⇒あいさつ⇒本文⇒結び⇒署名

の基本性を覚えましょう。


@ 件名
用件は完結に、かつ具体的でわかりやすく、メールを開く前に、どのような用件なのかということが、相手にすぐ伝わるようにしましょう。
★ ○○に冠するお打ち合わせに関する件
★ 11月5日(水)ご注文の品について
★ 【ご確認ください】チラシ用コピー
★ 【ご依頼】販促用企画書の作成


A 宛名

メールを送る相手の会社名と氏名は、必ず正式名称で明記します。くれぐれも会社名、部署名、肩書きや氏名の間違いには注意することです。漢字の場合も同様です。
相手の名前はフルネームで書いたほうが丁寧さを感じられやすく、好感度もアップするはずです。親しくなれば「氏名+さん」でもOKですが、「氏名+様」が基本手と覚えておきましょう。
★ ○○株式会社
★ ○○営業部
★ 山田太郎様


B あいさつ

メールを開いたとき、誰から届いたメールなのかということがすぐにわかるように、また、名前を覚えてもらうためには、あいさつ文に自分の名前を入れましょう。
★ お世話になっております。
  ○○株式会社の青木花子です。
★ 先日はありがとうございました。
  ○○株式会社の佐藤一郎です。


社内での連絡や同僚など、親しい相手へのメールの場合は「お疲れさまです」などをあいさつにします。
また、一日に何度もメールを送る場合は「たびたび失礼いたします」など、状況によってあいさつ文を使い分けましょう。


C 本文
内容はわかりやすく簡潔に書くことを心がけましょう。できれば、最初の一文でどのような用件なのかが、わかるようにしましょう。



D 結び
結びの言葉は、相手への礼儀が何よりも大切です。本文の次に、結びの言葉とあいさつのフレーズを入れるようにします。
★ 以上でございます。
★ 今後とも、なにとぞよろしくお願いいたします。


E 署名
自分の氏名、勤務先、連絡先がわかるように最後に署名を入れてください。
名刺と同内容のものがいいでしょう。
毎回使えるように、メールソフトの中に保存しておきましょう。

★ ○○株式会社 佐藤一郎
★ 住所 東京都港区○○5-5
★ TEL 03-123○-○○○○
★ FAX 03-123○-○○○○
★ URL http://www.○○○○.com


【メールの基本構成】


宛先 yamada@○○cafe.co.jp
CC(C)
BCC(B)
件名(U) @ ご注文のカウンターお打ち合わせ日時について
A ○○caf 山田一郎様

B 初めてメールをお贈りしたします。
○○デザイン株式会社の池内三郎と申します。

C 先日はご来店いただき、ありがとうございました。
ご注文いただきました特注品のカウンターですが、天板のサンプルが届きましたので、ご連絡を差し上げました。

ご相談いただいておりました、デザインの件もございますので、デザイナーと共におうかがいしたいと存じます。

また、お探しの足掛けつきカウンターチェアですが、 ご希望に近いものを何点か見つけましたので、 そちらの資料も一緒にお待ちいたします。
つきましては、ご都合のよろしい日時をご連絡ください。

D こちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
また、ご質問、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願い申し上げます。


E ○○デザイン株式会社 池内三郎
<ikeuthi@○○design-○○.com>
住所 東京都港区○○5-5
TEL 03-123○-○○○○
FAX 03-123○-○○○○
URL http://www.○○design.com





ビジネスメールのツボを知ってライバルに差をつけよう
【絶対に知っておくべきビジネスメールの基本】
ビジネスメールの文章構成
送信者名は「フルネーム+会社名」をはっきりと
件名は、内容を具体的に
1通のメールに用件はひとつまで
本文は結論から書く
添付ファイルを送信するときのルール
書き上げたメールは確認してから送信
送信は24時間以内に!
返信時の件名は「Re:」のまま
CCとBCCを使い分ける
CCで送られてきたメールは、返信不要が基本
ビジネスメールを転送するときのルール
引用は便利だが使いすぎには注意
ビジネスメールに顔文字はNG
ビジネスメールには不適切な言葉
効果的な結びの一文
社内メールの書き方、社外へのメールの書き方
上司や部下に送るメール
ビジネスメールを携帯電話やスマホに送るときのルール
ビジネスメールを携帯電話やスマホからパソコンへ送信するとき
メールと電話、対面の使い分け



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