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メールと電話、対面の使い分け



ビジネスに限らず、現代社会においてメールはなくてはならない便利なツールになっています。しかし、メールにも欠点があります。それは「一方的なコミュニケーションになってしまうかもしれない」ということです。

あなたはメールの長所と短所をよく理解し、ビジネス上できちんと使い分けているでしょうか?

★ 上司や取引先への緊急の用件は、電話で


ビジネスにおいてメールはとても便利なものですが、万能ではありません。
ミスの報告、急ぎの用件や期限が迫った案件、遅刻や欠席などの連絡においては、使うべきではないツールです。そのようなときは、電話のほうが素早く確実に相手に伝わります。

でも、外出先で移動中など、すぐに電話をすることが難しいときや相手が電話に出なかった場合のメールは、以下のように送りましょう。

ひとまずメールをお送りしました。のちほど、
電話でもご連絡いたします。


★ 社内の人との連絡はメール+口頭で

社内で近くにいる人に相談や重要な連絡を行う場合は、メールだけでは不十分です。口頭でも伝えることで相手に確実に伝わりますし、メールを残すことで、口頭での連絡だけで忘れられてしまうという危険性を減らせます。


× メールのみで 明日の会議資料をお送りします。


メールで 明日の会議資料をお送りします。
口頭でも 「明日の会議で使用する資料をメールでお送りしました。詳細について、ご説明いたします」


★ ミスの報告は対面で


仕事上でミスをしてしまった場合、メールで報告するのは絶対にNGです。

上司に対面で、すぐに報告しましょう。メールでは上司がその報告に気がつくまで時間がかかりますし、あなたの誠実さも疑われます。

上司に叱られるのが嫌だから、などという理由でミスを放置すると、大変な問題に発展してしまう恐れも・・・・。早めに対処して、ミスによる会社のダメージを最小限に抑えましょう。

× 申し訳ありません。メールにて詳細をご報告いたします。←メール


「お時間よろしいでしょうか。実はご報告したいことがございます」←口頭で説明






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