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できるだけ簡潔にまとめたいビジネスメールですが、もし、本文に資料を明記するなどで長くなってしまいそうなときは、添付ファイルを使うと便利です。 企画書や見積書、相手から届いた書類を補正するときなど、独立した内容の文書があるときなどが該当します。 ビジネスメールにおいて、使いこなさなければならないツールである「添付ファイル」には、おさえておきたい3つのルールがあります。 ★ 「ルールその1」添付ファイルの内容を本文に明記する 添付ファイルの内容や概要を本文に必ず明記するようにしましょう。相手が忙しかったり、外出先でケータイやスマホでメールをチェックしたかったりすると、添付ファイルを開かずとも、概要だけ先に把握し、あとで添付ファイルを確認することができるため便利です。 これは、相手が添付ファイルの存在に気づかないままになることを防ぐことができます。
なお、相手に送りたい文書を添付することを忘れたまま、メールを送ってしまうことがよくあります。 でも、添付したい文書の存在が本文から伝われば、相手が添付書類のないことにすぐに気がついてくれるはずです。もしものときに備える意味でも、添付フィイルについて本文に明記しましょう。 ★ 「ルールその2」添付ファイルの形式に注意する 添付ファイルを開くためには、ファイルを送った相手と同じ環境、つまりソフトを使うことが必要になります。利用している人の数が多いWordやExcel、PDFであれば特に問題ありません。 しかし、専門性の高いソフト、たとえばPhotoshopでの作成物などを添付するときは、相手の環境を事前に確認するようにしましょう。 【使用者の多い、一般的なファイル形式】 doc(Wordの文書)、xls(Excelの表) zip(圧縮ファイル)、pdf(PDFファイル) ★ 「ルールその3」添付ファイルの容量は２MB以下に！ 添付するデータのファイル容量が大きいと、データが送信できなかったり、相手が開けなかったりすることがあります。 また、相手のメールサーバーによって受信できる容量に制限がかかっている場合もあるので、１回で送るのは2MB以下に抑えましょう。 特に写真などのデータには注意が必要です。デジカメで撮影した写真は１枚でも2MB以上になることがあるので、添付する際には画像処理ソフトなどを使って縮小してから送信するようにしましょう。 どうしても容量が2MBを超えてしまうときは、送信先に接続環境の確認をとってからにしましょう。 ★ 添付書類がある場合のメールの基本文面
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