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これは、ビジネスパーソンにとして一番大切な心構えといえるでしょう。 ★相手の要望を先回りする意識がある社員と、ない社員では、10年後の到達地点はまったく違ったものになるはずです。 たとえば、上司からある製品のプレゼン資料を依頼されたとします。 9割の人は、「できばえのいいものを、期限内に」というスタンスで、作業を開始してしまいがちですが、仕事ができる人は、ちょっと違います。 プレゼンの舞台は社内か、社外か、どのような役職の人が参加するか。こうした情報を、最低限でも押さえているのです。というのも、資料の用途、背景、目的といった前提を押さえておかないと、ズレた資料をつくってしまうことになるからです。 上司がプレゼン資料の作成者に対して望むことは、成果物としてイメージしているものを「察する能力」と、期待を上回る「クオリティー」、この2点です。前者の察する能力が、まさに「先回り」にあたります。 基本的に「できばえのいいプレゼン資料を、期限内に」という要望に応えるのは当たり前です。これかできても、ビジネスでは加点になりません。 ★加点されるのは、すべて期待を超える部分が対象になりますので、そのためには先回りをして相手の期待を超える準備が必要になるのです。 そこで、さらなる先回りとして、社長や役員が参加する場合は、資料とは別に、1ページのダイジェスト版を作成、そこには必ずデータ、つまりは数字でその提案の合理性を示す工夫を盛り込みたいところです。 参考までに、社長、役員用の資料は1ページで、意思決定に必要な数字的根拠を示すことです。部長用は3ページ、担当者用は部長や役員から質問された時に答えられる内容が盛り込まれた厚さを。これが、読み手に好まれる基準になります。 ぜ、目安にされてください。 ★まず、「誰が何の目的で読むか」を考えることです。
経営者や幹部の人は、文章を見れば、仕事ができるかどうか一目でわかるようです。 つまり、提案書、報告書、議事録、そしてメールなど、私たちが普段から、数多くの文章を書く機会に接していますが、じつはその文章によって日々、オーディションにさらされていると言っても過言ではありません。 重要と思われる情報をあれこれ盛り込んでおけば、読み手の理解は深まるのではないか、と思ってしまう向きさえあるのではないでしょうか。 しかし、これは書き手の勝手な思い込みで、逆に、あれこれ盛り込んだ文章は、読み手にとっては読みにくいだけの「駄文」にすぎません。文章としては「伝わりにくい」という致命的な欠陥を持っているのです。 ★ビジネス文書でもっとも大切なことは「伝えたいメッセージは一つに絞る」ことです。そうすると、読み手の興味･関心が喚起されるため、次の文章を読んでもらいやすくなるのです。 なぜ、一つにメッセージを絞り込んだほうがいいのかは、読み手に圧倒的に伝わりやすいからです。 あれこれ盛り込んでしまうと、突っ込みどころが満載になってしまうし、枝葉末節のところで「待った」がかかりやすく、思惑通りに事が運ばなくなってしまいます。 ★「頭のいい文章」はつねにシンプルです。
あなたは「読ませない資料」が「いい資料」だと言われたら、どんな資料を思い浮かべますか。 ★「読ませない資料」とは、数字や図表、グラフ、写真などといったビジュアルが盛り込まれた資料、つまり「結論が3秒で伝わる資料」のことです。文字ばかりの資料にくらべ、「相手に伝わる」という点で圧倒的に優れています。 数字やグラフ、図表などのビジュアルが有効に使われていると、意識的に文章を読んで理解しようとしなくても、感覚的に理解できるのです。 時間のない経営者はそもそも分厚い資料なんて読みません。判断するのが仕事なので、ジャッジできるだけの情報を簡潔にまとめ、意思決定の決め手となる「数字」的根拠が肝になるというわけです。 ただ、ひとつ注意したいのは、数字ばかりが多くなると、逆に見づらく、訴求力を著しく落としてしまいますので、バランスに気をつけることです。 数字同様、図表やグラフも文字による表現より雄弁です。それらを見れば、一目瞭然で、直感的に理解できるからです。 直感的な理解というのは「伝える」上で肝になることです。 そのうえ、図表やグラフに「比較」を加えると、伝える力は倍増します。競合他社との比較、昨年対比、旧モデル比の比較を行うことです。 写真や地図などを使う場合も、読み手のイメージを一瞬にして明確にするので、「百聞は一見にしかず」の効果をもたらしてくれます。 ★「文字」より「図」のほうが記憶に残ります。 あなたもぜひ、ビジュアルを効果的に用いて、「読ませない資料」をつくってあげてください。 提案が通る確率が、飛躍的に高まることは間違いないでしょう。
★「魂は細部に宿る」というのは、仕事の大原則です。 たとえば、ホチキスの綴じ方、資料の整え方にも「仕事力」が表れるといえば、驚くでしょうが、ホチキスの綴じ方は、本の綴じ方と一緒で、文字が横書きであれば左上、縦書きであれば右上を止めるのが基本とされています。 知っていれば当たり前のことですが、知らなかったばかりに、相手には「ホチキスの止め方すら知らない非常識な社員がいるレベルの会社」と思われてしまいます。「知らなかったでは済まされない結果」をもたらしてしまうのです。 また、資料の角がそろえられていない雑な綴じ方も目立ってしまうので気をつけたいところです。 「資料をそろえることに気が回らないのは非常識」と、判断されるのが実社会の共通したルールです。 たとえば、上司から議事録や報告書の取りまとめを依頼されたとして、その中身が非常に的確で100点満点の内容だったとしても、それらが角が揃えられずにホチキス止めされていたら、それだけで企画外品としてアウトになってしまいます。 ほかにも、ワードやパワーポイントで作成した資料。同じページに2つ以上の表や図を掲載するとしたら、それらの天地左右をキチンと揃えることは当たり前のマナーです。 仕事ができる人は、こうした細部にまで心配りができているものです。 ★こうしてビジネスルールに対応するため、「仕事力」をアップする5つの基本常識があります。 ① 適当なやり方で済まさない 適当というのは、それぞれ人によって考え方が違うので、具体的な指示を仰ぐことです。 ② 我流の排除 最初に指導者のつかずに我流で始めてしまうと、どこかで変な癖がついてしまって、上達の障害になります。 ③ 見本を求める 口で説明されるより、実際に見本を示してもらうことが、一番理解できます。 ④ わからないことは人に聞く 若いうちは、知らないことを誰にでも聞く特権がありますから、わからないことがあれば、とにかく人に聞くことです。 ⑤ 確認を怠らない 心配な時には、冒頭で確認しておけば、大きな失敗を防ぐことができます。
ビジネスコミュニケーションの主役と言えば、電子メールです。今や、このメールなしではビジネスが回らないと言ってもいいでしょう。 ただ、このメールは、どうしても日本語に馴染まない欠陥があります。 メールでは、日本語特有のニュアンスが伝えにくいということです。社内、社外問わず、ほとんどの「誤解」はメールから始まっているのです。 年上に対し簡潔に書いたメールが不遜に受け取られてしまったり、関連部門への依頼メールが命令口調で相手の逆鱗に触れてしまったりという、こういうトラブルが、どの会社でも頻発しています。 ちょっとしたメールによる誤解が元になって、3スクロールを超えるような感情的なメールの応酬になり、人間関係を損ねてしまった体験をしている人もかなりの数にのぼるはずです。 ★要は、文脈、行間、ニュアンスといった肝心なことがメールでは伝われにくいのです。 また、そうした空気のようなニュアンスをメールで伝えるには、かなりの文章力が必要になりますし、膨大な時間を要することにもなります。 ですから、何でも「メール」で済むとは思わず、伝えようとしている内容にはメールがふさわしいのか、対面がいいのか、電話がいいのかを考えることが一番重要になります。 ★特に微妙なニュアンスを伝える場合には、対面、もしくは電話でないと伝わらないと思っておいたほうが無難です。 これをメールで済ませてしまっては、トラブルとその処理のために何十倍の時間や労力がかかる可能性がありますので、転ばぬ先の杖というスタンスでいるのが得策です。 メールの本文自体は、簡潔に読みやすく書くのが基本ですが、あまりに簡潔すぎると、かえって不遜な印象になります。 そこで、「最初の一文勝負」という考え方で、そこに相手への配慮だとかちょっとだけ丁寧な一文を添えるようにしましょう。 たとえば、「先日の週報会でのアドバイスものすごく助かりました。ありがとうございました。ところで、一点確認なのですが・・・・」といった感じです。 すると、全体がその印象になりますので、簡潔なビジネス文章であっても無礼と取られることはありません。 ★悪い印象こそ、直接伝えましょう。 |
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