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「この仕事は時間がかかりそうだから、丸一日あいている日にやろう」「今日は先方も忙しいだろうからまた今度電話しよう」などと自分でうまい口実を考えて、仕事を先延ばしにしたことはないでしょうか。 いますぐにでも手をつけなければいけないような仕事を後回しにしようと考えているようでは、いくら便利な道具を使っていても、仕事習慣をマスターしていたとしても、作業の目標達成はおぼつきません。 仕事の能率を上げるために、まずやるべきことは手をつけた仕事から片付けるということです。 一見するとこれは「仕事には優先順位をつける」という従来のタイム・マネジメントの法則に反していると思うかもしれません。 確かに仕事をする前に仕事の優先順位を決めるというのは非常に有効な手段です。 しかしそれは「すぐやる」習慣を身につけているという前提がなければかえって逆効果になってしまうのです。 また優先順位の高い仕事を先にして、それほど重要でない仕事を後回しにしていると、結局後回しにした仕事はだんだんたまっていって身動きが取れなくなってしまい、最終的には棚上げになってしまうのです。 要するに、時間を活用するためには、タイム・マネジメントだけでなく、本人の意識がまず大切なのです。 意識を育てて、「すぐやる」習慣を身につけ、時間の重要さを体得します。怠慢が最大の時間の浪費だということを知るべきです。 それではどうすれば「すぐやる」習慣を身につけることができるのでしょうか。 ① まずはやりたくない仕事から手をつけることです。いやなことを後回しにしていると、いつまでもそのことが気になってしまい、結局は仕事の能率が悪くなってしまいます。 そこからストレスも生じるでしょう。最大の難関を最初に突破することによって気が楽になり、その後の仕事もリラックスしてできるようになります。 ② 次はその仕事に対する時間を決めて一括処理することです。 これは時間を細切れに使うよりはずっと効率的な方法です。 理想的な時間の区切りは９０分といわれています。 ９０分間集中するほうが、時間を延ばしてダラダラ仕事をするより成果が上がります。 ③ 決断は素早くやります。成功を収めた人というのは決断にほとんど時間をかけません。決断力を持って仕事に取り組もう。 決断力に欠ける人はその決断による最悪のケースを想定し、自分がそれに耐えられるかどうか自問してみるといいでしょう。 ④ 電子メールや郵便物などは読んだらすぐに処理していくことです。 すぐにやらないのであれば、メールや郵便が来るたびに目を通すのはやめよう。 |
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