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仕事の速い人はメールの読み書きする時間を決めており、遅い人は時間を見つけてはメールボックスを確認する
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★ メールで仕事を邪魔されるのは時間の無駄
メールでのやり取りは仕事の基本ですが、そればかりに時間を取られてしまう、やるべき作業が進まなくなってしまいます。
相手への返信はできれば速いほうがいいのは事実です。返信の速度で考えれば、メールが一通届くたびに処理を行うのが最速です。
でも、せっかく集中して仕事に取り組んでいたのに、メールが届くたびに中断されてしまうのでは、全体的名仕事の速度が遅くなってしまいます。
また、一度途切れた集中力は取り戻すのに時間がかかるため、できれば集中力は長時間持続させたほうがいいでしょう。
メールは朝昼晩など一日に数回、決まった時間に「メールを処理する時間」を作り、そのタイミングで届いているメールを集中して片付けましょう。
メールを送った相手も、一日以上待たされると不安になるかもしれませんが、たとえば「朝と夕方にメールする」と決めておけば、相手を待たせることがありません。
解決に時間がかかりそうな内容でもとりあえずの返信をしておくことをおすすめします。
メールが届くたびに音やメッセージで通知が来るようにしている人は、その機能を切ってもいいでしょう。本当に緊急の事態であれば、多くの場合電話がかかってくるものです。
【仕事の速い人のポイント】
★ メールに気を取られすぎて集中力が続かず、仕事のスピードが低下する。
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