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 ★ カンに頼って仕事をするのは、実際は効率的ではない 長く仕事を続けていると、これまでの経験や記憶の蓄積によってスムーズに仕事を進められるようになります。しかし、主に「長年のカン」というものが成り立つのは熟練の技術が必要な職人の世界です。 一般的なオフィスや家庭環境では、「カン」を会得するよりも先にマニュアルを作ったほうが効率がいいのではないでしょうか。 カンや経験が磨かれるまでにはかなりの時間を要します。にわかなカンを頼りにしていては、作業のたびに「あれはどうだったか、これはどうだったか・・・」と、思い出す手間が必要です。これではテキパキ作業することができません。メモや記録を残して、仕事の手順をマニュアル化しておいたほうが効率的です。 思い出すという手間を省けば、仕事はスムーズに進められるのですから。 ★ マニュアルを作ることでメリットはこんなにある これでもまだ、マニュアルを作るのは面倒だと考えている人がいるかもしれません。しかし、マニュアルを作るメリットはこんなにあります。 決められた道筋や工程があるとして、それを通しですべて覚えておくのは大変です。そこで、マニュアルを作っておけば手順を間違えてしまう危険はぐっと減らせます。また、たとえマニュアルの内容を覚えたとしても、ケアレスミスは起こるものです。工程をチェックリストのように並べて、一日の最初にさっと目を通すようにすれば、それだけで間違いを防げます。 また、マニュアルやチェックリストを残せば、他の人に知識を簡単に引き継ぐことが可能です。 カンや経験は一朝一夕で伝えられるものではありませんが、形のある物であれば同時にたくさんの人に、間違いなくただして情報を伝達できます。人に物事を教えるのが苦手だという人でも、マニュアルでなら過不足なく教えられるはずです。 マニュアルやチェックリストは作るまでにやや手間はかかりますが、一度作ってしまえばいくらでも使い続けられます。半年に一回程度内容を見直すと、さらにクオリティの高い内容になるでしょう。 ★ 記録を残せば記憶するよりも簡単で応用が利く 記憶力のいい人は「マニュアルなんていらない」と考えるかもしれません。しかし、いかに記憶力のある人でも、メモを取る場面はあるはずです。ただ、そのメモを半永久的に残して活用するか、と聞かれれば実践している人は少ないでしょう。そして、そのメモの内容を必ずしも、覚えていられるとき限らないのです。 情報をまとめたり、マニュアルのような形で整理すると、これまでの経験に加えて、覚え切れないほど大量の情報を保存、活用できます。 マニュアルを眺めれば、新しい発見や今まで気づかなかった効率化のヒントを見つけられるかもしれません。 【仕事の速い人のポイント】 ★ 記憶よりも記録を残したほうが効率よく仕事がすすめられる。 |
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