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無理な依頼を断るときは、一方的に都合を述べて断るのは避けましょう。断られた相手は、不快に感じたり、あなたに対して悪い印象をもってしまいます。相手の立場になって断れば、相手との関係がこじれにくいでしょう。 ★ 勝手な断り方は印象最悪！ 「時間がないから」「別の仕事で忙しいから」という気持ちを正直に伝えても、誰も納得しません。相手に悪い印象を与えてしまいます。 相手の立場に立って、相手が「そういう理由があるのなら、仕方がない」と納得する断り方をしましょう。
また、相手の依頼を断る場合は、次のようなクッションとなる言葉を使ってカドが立たないようにするといいでしょう。 ・誠に申し訳ございませんが、 ・誠に不本意ではございますが ・せっかくのお申し出ではありますが ・お役に立てず申し訳ございませんが ビジネスに限らず、人は誰でも相手に断られることを嫌います。特に、顧客や上司など強い人が、立場の弱い人に断られる場合はなおさらです。 そのため、「相手が納得する理由」と「クッションとなる言葉」を用意して、相手に与える印象をやわらげなければいけません。 それだけでは、どうしても納得しそうにない相手の場合は、メールに次のような要素を加えてみると、うまく断れる可能性が高まるかもしれません。 ① こちらだけでなく、相手側にも作業が発生することを伝えて、 「面倒だから避けたい」と考えさせる。 ② 相手にもっと簡単でメリットのある代替案を伝えて、 「別の案を選んだほうがいいかもしれない」と考えさせる。
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