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失礼のない表現をする



「親しき仲にも礼儀あり」という言葉があります。ビジネス上のやりとりをしていく中で、相手と親しくなることはあります。でも、それは、くだけた表現をしてもいいということではありません。

顔文字や話し言葉を使わないように注意しているという人でも、やわらかすぎる表現になっていることがあります。相手に失礼のないように、注意を払いましょう。


★ 「OK」「了解」の使用は、目下か同僚にだけ!


ビジネスメールで「OK」記述は不適切です。「承知いたしました」に変更しましょう。
「問題ありません」「確認いたしました」なども「OK」に代わる表現です。また、取引先や目上の人に対して送る場合、尊敬の意味が含まれていない「了解」は失礼となる表現なので気をつけましょう。

× 会議日程の件、OKです。
○ 会議日程の件、承知いたしました。


× ご来社いただく日時の件ですが、了解しました。

○ ご来社いただく日時の件ですが、かしこまりました。


★ そのほかの注意したい言い方


「別にかまいません」というような肯定の言葉も、取引先や目上の人には失礼となってしまいます。

× そのままで別に構いません。宜しくお願いいたします。
○ そのまま進めていただけたらと思います。よろしくお願いいたします。


また、「それでいいです」も注意したい言葉です。書き言葉として使うと「面倒だから、それでいい」という印象を与えてしまいます。

× それでいいです。
○ そちらでお願いいたします。


★ 上から目線の質問にならないように!


相手に対してストレートに「どうなりましたか?」という質問をするのは、避けるべきです。特に、取引先や目上の人への質問は注意が必要です。上から目線にならないように、やわらかい表現をしましょう。

× その後、どうなりました?
○ その後、ご検討くださいましたでしょうか。






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